من غير الممكن تصوّر العالم الحديث بدون تكنولوجيا، ومع ذلك يعتبرها الكثيرون من الجوانب البديهية في الحياة. فالمعلومات باتت بين أناملنا؛ إذ نجري بنقرة واحدة مكالمة فيديوية مع شركاء الأعمال في نيويوك، أو لندن، أو طوكيو؛ ناهيك عن الطباعة اللاسلكية، وخدمة الهاتف في المكتب التي تضمن لعملائك الاتصال بك على مدار الساعة بغض النظر عن مكانك.. كم هو مذهل أن نرى إلى أي مدى قد وصلنا.
وفي حين أن التكنولوجيا قد أصبحت الآن عنصراً جوهرياً من حياتنا العملية كل يوم، حيث تساهم في تعزيز كفاءتنا وتواصلنا وقدرتنا الإنتاجية، إلا أن الأمر لا يتطلّب سوى عطل أو انقطاع في الخدمة لكي نتذكر الدور المحوري الذي تلعبه في حياتنا فعلاً. ولعل أحد الأساليب الفعّالة لأصحاب الشركات ليكونوا قادرين على التركيز على أعمالهم واختصاصاتهم الرئيسية، بدلاً من تشتيت طاقاتهم بمتابعة مشاكلهم ال��قنية، هو اختيار مكتب مجهّز كمنصة أساسية لأعمالهم.
وتبدو المكاتب المجهّزة من النظرة الأولى مثل مكاتب الأحلام، لا سيما وأنها تقدّم مزايا استثنائية للشركات، وتزيل عن كاهل أصحابها العديد من المتاعب اليومية، بما فيها تقنية المعلومات. ولا يقتصر ذلك على ما توفره من خدمات متنوعة تختصر الوقت وتقلل التكاليف، ولكن حلولها التكنولوجية المتكاملة تضمن أيضاً توفير مستويات عالية من الكفاءة والاتصال والحماية. وللأسف، ليس الحال كذلك دائماً، لذا عليك أن تطرح الأسئلة الصحيحة واللازمة قبل أن توقّع عقد التأجير.
الإنترنت
أحدثت شبكة الإنترنت تغييراً جذرياً في عالم الأعمال، إذ أثّرت على طريقة عمل الشركات، وكيفية تواصلها مع موظفيها وعملائها، ونقلها للمعلومات. ونظراً لأنها القناة التي تربط الأجهزة التقنية في أي شركة، لطالما كانت سرعتها على درجة بالغة في الأهمية. ويحتاج أصحاب الشركات إلى التحقق عدة عناصر رئيسية مثل التأكد من موثوقية مزوّد خدمات الإنترنت، والسرعات المتسقة للبيانات، والنفاذ السريع إلى السحابة، فضلاً عن تنزيل وتحميل الملفات بسرعة. وفي المناطق التي تكون فيها قوانين الشفافية لمزودي الخدمة متاحة للجمهور العام، من الجدير أيضاً دراستها لفهم ممارسات إدارة حركة البيانات، وأغراضها، وتأثيراتها.
وباتت التقنيات اللاسلكية خياراً واضحاً للعديد من الشركات، إذ أنها تُحسّن من معدلات الإنتاجية، وسهولة تنقّل الموظفين، ومستويات الرضا. لكنها تتطلّب أيضاً اتخاذ تدابير احترازية معيّنة لمنع قراصنة التكنولوجيا من استخدام المعلومات على شبكتك أو النفاذ إليها. ويستلزم هذا التحقق مما إذا كان مزوّد خدمات المكاتب المجهّزة يقدّم حل أمان متعدد الطبقات، بحيث يحمي شركتك ويصون سمعتها المؤسسية، وذلك على صعيد الشبكة، والمحتوى، ومستويات الأمان للنقاط الطرفية. فأي نوع من التشفير تعتمد الشبكة؟ هل هناك جدار ناري، يمكن ضبطه وفق احتياجات الشركات الفردية للتصدي إلى التهديدات والهجمات الخارجية؟ وهل يُجري مزوّد خدمات المكاتب المجهّزة عملية تجزئة للشبكة المحلية الافتراضية، وفصل الشبكات التي تحمل معلومات حسّاسة، وتطبيق مستويات تحكم مناسبة لتقليل مخاطر اختراق النظام؟
البنية التحتية للبيانات
بالرغم من أن العملية نفسها تعتبر مخفية غالباً عن أعين مستخدمي الشبكة، فإنه يتم إرسال واستقبال المعلومات. ويعتبر فهم كمية البيانات التي يمكنك إرسالها واستقبالها، وبأي سرعة ومستوى أمان، من الأسئلة الجديرة التي ينبغي أن تبحث لها عن إجابات.
وهناك العديد من العوامل التي قد تؤثر على تجربتك. ويشمل ذلك مكانة مزوّد خدمات الإنترنت الذي يرتبط به المكتب المجهّز، وأيضاً نوع الاتصال - خط ADSL، كيبل أو ألياف بصرية - وهو ما يؤثر على سرعة الإنترنت. ويشمل ذلك أيضاً القدرة على تكوين وتفعيل شبكات مختلفة. فعلى سبيل المثال، تقدم الشبكات المحلية الافتراضية للشركات الصغيرة والمتوسطة مستوى عالٍ من الأمان، حيث تسمح لها بأن تكون ضمن شبكاتها الفردية الآمنة؛ في حين تتيح الشبكات الافتراضية الخاصة مشاركة البيانات عبر الشبكات الخاصة والعامة كما لو أن المستخدمين متصلون مباشرة بالشبكة الخاصة؛ كما تعمل المناطق المعزولة كحواجز تحمي الشبكات المحلية للشركات من التهديدات الخارجية.
وفي عالم حيث الوقت هو المال، فإن لحظات من الانقطاع قد تعني ضياع العديد من الفرص؛ لذا استفسر عن الضمانات التي يقدمها المكتب المجهّز من حيث جهوزية الشبكة. وهل توفر أيضاً نطاق عريض حسب الطلب - بمعنى آخر القدرة على استيعاب الاستخدام المتذبذب وارتفاع حركة البيانات بكفاءة عالية، وعلى مدار الساعة، وهل يتسم إعدادها بالسهولة والانسيابية؟
البنية التحتية للصوت
تستمر تقنيات الصوت والفيديو في لعب دور هام في العمل والتعاون. وبينما تتواصل الشركات على نحو متزايد مع العملاء وشركاء الأعمال، باتت قدرات الاتصال خارج الحدود بسلاسة ركيزة هامة ضمن منظومة البنية التحتية.
إن تقنيات الاتصالات الموحّدة - وهي عبارة عن تقارب الصوت والفيديو وبيانات الاتصال حول بنية تحتية ترتكز على بروتوكول إنترنت مشترك - تسمح للمستخدمين بإجراء المكالمات، وإرسال الرسائل، والانضمام إلى المؤتمرات الصوتية والفيديوية، مع السيطرة على النفقات التكنولوجية. وهذه هي الطريقة التي يمكن لتقنيات الصوت عبر بروتوكول الإنترنت، وقدرات المؤتمرات الهاتفية، والأجهزة المتحركة بتقنيات الفيديو، أن تعزّز من الجوانب الوظيفية والعملية، وأن تحقّق أيضاً وفورات في التكاليف. من جهة أخرى، فإن تقنية إرسال البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني تُحسّن من زمن الاستجابة، حيث تبعث برسائل العميل الصوتية مباشرة إلى صندوقك للرسائل الواردة، في حين أن ميزة الفاكس عبر شبكة الإنترنت، يمكنها أن تُرسل الفاكس مباشرة إلى كمبيوترك، بعيداً عن أعين المتطفلين، كما تقلل من أوقات الانتظار غير الضرورية.
وعندما يتعلق الأمر بالرد على المكالمات الهاتفية، هناك العديد من الحلول المتطوّرة والبارعة التي تضفي مرونة لا مثيل لها على أعمالك. إن الرقم العالمي المتنقل يسمح لأصحاب الشركات بالرد أو إجراء المكالمات في أي وقت، ومن أي مكان - سواء على كمبيوتراتهم، أو هواتفهم أو أجهزتهم اللوحية - وكل ما يحتاجونه فقط هو اتصال بشبكة الإنترنت. إن وجود عامل استقبال افتراضي، يتمتع بمهارات إيصال رسائل مخصصة بلغات مختلفة، وأيضاً وجود نظام تفاعلي للبريد الصوتي مع إمكانية توجيه المكالمات إلى العديد من التحويلات في الوقت نفسه، يقدّم الشركة بصورة مهنية عالية، كما يضمن لأصحاب الشركات عدم فقدان أي مكالمة مرة أخرى. وتشتمل الخيارات الأخرى على توافر تسعيرات لإجراء الاتصالات الهاتفية بسرعة وبأسعار مناسبة، وعدم فرض أي رسوم تجوال إضافية لرقم شركتك في مواقع أخرى، فضلاً عن تحويل المكالمات إلى رقم هاتفك المتحرّك عبر البريد الصوتي خارج ساعات عمل المكتب.
الدعم التقني
من المحبط أن تتعرّض لمواقف مثل وجود مؤتمر صوتي لا يمكنك الاتصال به، أو جهاز خادم لا يمكنك النفاذ إليه، أو وثيقة ما لا يمكنك طباعتها، بل يمكن لذلك أن يُكلّفك الوقت والمال وفقدان السمعة المؤسسية. لذا، من الضروري جداً أن تحظى بإمكانية التواصل مع فريق للدعم التقني، حتى في بيئة المكاتب المجهّزة، لكي تضمن سير أعمالك بسلاسة وانسيابية. استفسر عن مقر الفريق، وهل لديهم تواجد محلي أو عن بُعد؟ هل تم توظيف فريق لتقنية الملعومات من قبل مزوّد خدمات المكاتب المجهّزة، أم يتم تعهيد هذه المهام إلى شركة أخرى؟ هل أنت متأكد من أن مشاكلك سوف يتم حلها بسرعة - كم عدد العملاء الذين يستفيدون من خدماتهم، ومدى سهولة التواصل معهم، وما هو معدل زمن استجابتهم؟ وتشمل القدرات الحيوية الإضافية القدرة على إدارة انتقال عملك - إذا لزم الأمر - إلى السحابة، فضلاً عن متطلبات الدعم والصيانة، وتوفير وصيانة البنية التحتية الفعلية.
لا تستطيع أي شركة أن تتحمّل شراء كذبة
تبدأ معظم الشركات عند انطلاقتها بفرق عمل صغيرة، ولا تستطيع أن تتحمّل نفقات إضافية تتعلق بتقنية المعلومات، والتي من شأنها أن تلتهم بسهولة هوامش الأرباح. لهذا السبب، تتجلّى جاذبية المكاتب المجهّزة التي تقدم أحدث المرافق والتجهيزات بتكلفة ثابتة؛ وبالتالي فإنها تحد من المخاطر، وتسمح بالتخطيط للأعمال صورة أفضل.
ولكن، قبل التوقيع على عقد تأجير مع أحد مزوّدي خدمات المكاتب المجهّزة، لا بد من مناقشة واختبار خدمات تقنية المعلومات المذكورة في العقد. عليك أن تفهم مزاياها وحدودها، وأن تتأكد من عدم وجود جوانب غامضة أو تكاليف خفية. فإجمالاً، لا تستطيع أي شركة أن تتحمّل شراء كذبة، ولا أنت أيضاً.
