عند استئجار مكتب تقليدي، تتمثّل أبرز المشاكل بكونه يقيّد مواردك في حين تكون بأكثر حاجة إليها. يمكن أن تصبح تكاليف الإيجار فائقة الخطورة إذ أنها أعباء ثابتة تستهلك كامل مداخيلك وتحوّل المشاريع الواعدة إلى استثمارات جامدة دون حياة. في هذا الإطار أجرت "أس أم إي أدفايزر" مقابلة مع سيرفكورب الرائدة عالمياً في مجال تأمين المكاتب المجهّزة للعمل، حول مزايا المكاتب المرنة ودورها في تحرير الموارد والمداخيل.
مؤخّراً أصدرت دبي لائحة بأفضل ١٠٠ شركة صغيرة ومتوسطة عاملة في دبي، وقد كان القاسم المشترك بينها قوة التدفقات النقدية. في الوقت عينه أكّدت ٧٢ بالمئة من هذه الشركات أن عامل الخطر الأبرز الذي واجهته تمثّل بالتهديدات المتعلّقة بالتدفقات النقدية (خاصة بسبب زيادة مهل التسديد المقدّمة للزبائن وارتفاع التكاليف الثابتة). وليست مجرّد صدفة أن تؤكّد ذلك نتائج استفتاء عالمي للشركات الصغيرة والمتوسطة أجرته شركة بوز أند كو للإستشارات الإدارية في سن�� ٢٠٠٩، إذ أظهر الإستفتاء أن النقص في التدفقات النقدية كان السبب الأساسي في فشل الشركات الحديثة الإنشاء. والواقع أن التدفقات النقدية تتآكل بسهولة وتضيع في خضم الإلتزامات المكلفة- ومن أبرزها توفير المكتب الذي يتطلّب الكثير وهو ملزم للغاية، إذ يستحيل استرداد التكاليف المتعلّقة به أو حتى استبداله بآخر إذا دعت الحاجة.
عند انطلاق الشركة، خاصة في السنوات الأولى لنشأتها، يصعب التنبّؤ بمستقبلها أو نجاحها. حتى أن بعض الشركات تجد من الصعوبة بمكان أن تتوقّع النتائج لأكثر من دورة مالية واحدة. ومن الطبيعي أن تكون الشركات الحديثة عرضة للخسائر المفاجئة، أو للتغيرات غير المتوقعة في الأسواق، أو حتى لتقلبات الإستثمارات وارتفاع تكلفة الحصول على موظفين جدد. كما يمكن أن تجد نفسها بمواجهة تكاليف ناتجة عن عوامل إيجابية، مثل ضرورة الإنتقال إلى مكاتب أوسع، أو التسويق في أسواق أخرى أو توسيع أعمالها عبر الإنترنت. فإذا كانت هذه الشركات مقيّدة بعقود مكتبية باهظة التكلفة لن تستطيع مجاراة التغيرات الحاصلة والتأقلم معها.
ولكن البديل متوفر: فالمكتب المجهّز للعمل يمنح الشركات الصغيرة والمتوسطة مزيداً من المرونة في العقود – لدى سيرفكورب مثلاً يمكنك استئجار إحدى المرافق العالية الجودة بدءاً من شهر واحد وصولاً إلى ثلاثة أشهر، ستة أشهر أو إثني عشر شهراً ( مع إمكانية الدفع بحسب الإستخدام). يمكنك التسديد شهرياً، ولا تتعدّى الكلفة الأولية مبلغ تأمين يوازي إيجار شهرين. هذا يعني أنه في حال جرت الأعمال خلافاً لتوقعاتك لن تتكبّد أية أضرار، بل يمكنك بسهولة الإنسحاب ثم العودة لاحقاً بعد تأمين تمويل أفضل وإعادة المحاولة لزيادة فرصك بالنجاح، دون أن تضطر للتخلّي عن أهدافك ومشاريعك.
من جيّد إلى أفضل...
من جهة أخرى، في حال حققت أعمالك نجاحاً تخطى توقعاتك، يمكنك عندها الإنتقال إلى مكتب مجهّز أكبر من السابق دون الضرورة إلى توقيع عقد إيجار جديد، بل إنك تستبدل خياراً بآخر بسهولة. وفي المكتب الجديد تحصل على جميع مزايا المكتب القديم، إضافة إلى أية متطلبات أخرى قد تحتاج إليها. يمكنك الحصول على جميع مستلزمات عملك فوراً، دون أن تضطر للجوء إلى مورّدين خارجيين في الأمور المتعلّقة بوسائل الإتصال وتجهيزاتها. كما أنك لن تضطر للإهتمام بالمفروشات والمستلزمات المكتبية. مرة أخرى، في محيط أعمال يرتكز على قوة رأس المال، يتيح لك المكتب المجهّز للعمل إمكانية الحفاظ على الرأسمال والتمويل، ويسهّل الحصول على التدفقات النقدية اللازمة. في هذه المكاتب تتوفّر جميع متطلبات العمل منذ اليوم الأول للإيجار، ويمكنك تعديل ما يلزم بما يتناسب مع قدراتك واحتاجاتك. هكذا إذن يمكنك توفير الكثير لأنك لن تضطر إلى تجميد الرساميل في تجهيز البنى التحتية.
الدعم الذي تحتاجه، عند حاجتك إليه
للمكتب المجهّز أيضاً ميزة أخرى تساعدك على توفير المال والجهد إذ يضع بتصرّفك فريق دعم متخصص رفيع المستوى، للأعمال المكتبية الرئيسية مثلاً كموظّف الإستقبال أو المساعدين الشخصيين (وهم من الإخصائيين الكفوئين القادرين على تولّي العديد من المهام التسويقية مثلاً، إضافة إلى الخدمات المكتبية الأساسية). حتى أنه من الممكن، بالتنسيق مع المزوّد، أن تصطحب معك فرق العمل هذه حين تسافر للقاء الزبائن المهمين أو لعقد وحضور المؤتمرات في الخارج. سوف يتم تلقّي اتصالاتك الهاتفية وبريدك الإلكتروني والإجابة عليها بالطريقة التي تختارها، كما يمكنك تغيير طرق الإجابة وإجراء التعديلات التي تتناسب مع طبيعة عملك كلّما أردت ذلك. قد ترغب مثلاً بأن يتمّ تحويل الإتصالات إلى جوّالك؟ أو أن ترسل رسالة شخصية للمتّصل تخبره عن مكان تواجدك؟ مع سيرفكورب مثلاً يكفي أن تحدّد طريقة الإجابة التي تريدها من خلال "سيرفكورب أونلاين"، بالضغط على زر "إتصالاتي"، فيتمّ تسجيل الخيار والعمل به فوراً.
وأكثر من ذلك، تستطيع كلّ شهر أن تحدد مضمون باقة الخدمات التي تريدها ضمن الكلفة- هكذا مثلاً يمكنك زيادة الخدمات مع زيادة مداخيلك، أو تقليصها في الأوقات الصعبة.
خلافاً لعقد إيجار المكتب التقليدي، يشبه نموذج المكتب المجهّز للعمل مفهوم الفندق- في الفندق مثلاً تحدّد تكلفة الغرفة الأساسية، ولكن تستطيع أن تضيف عليها الخدمات التي ترغب بها أو حتى الإنتقال إلى جناج أكبر حين تسمح ميزانيتك بذلك.
الشعور بالإنتماء للمكان
هناك تصوّر خاطىء يحيط بالمكتب المجهّز للعمل، إذ يعتقد البعض أنك لا تستطيع تصميمه كما تشاء- ولكن ذلك أبعد ما يكون عن الحقيقة، فبالطبع تستطيع ذلك. يمكنك وضع الأعمال الفنية التي تختارها أو حتى إعاده طلائه حسب حاجتك ورغبتك. كما يمكنك تغيير الأثاث المكتبي إذا أردت- هكذا مثلاً يمكنك أن تستخدم أثاث مكتبك السابق بدل أن تتكبّد أعباء تخزينه أو أن تدفع مرّتين مقابل الأثاث.
تحمّل الأعباء بحسب قدرتك
يسمح لك المكتب المجهّز ليس فقط بتخفيض تكاليفك عند الحاجة، بل أيضاً بالتوقّع الدقيق لمصاريفك الشهرية فيمنحك الوضوح في الرؤيا. وإذا كانت التدفقات النقدية هي العامل الأساس للإنطلاق والإستمرارية، فإن مرونة حلول سيرفكورب تضمن لك إمكانية الحفاظ على الموارد والأموال فتستخدمها حيث تستفيد منها – أي في تعزيز أعمالك.
